問題を分解し、「小さな」対策を「たくさん」打て

「同じ仕事なのに人よりも時間がかかってしまう」

「似たようなミスを繰り返してしまう」

みなさんはこんな経験ありませんか？

私は嫌というほどあります！（開き直り）

今回は、私がこれらの問題を解決するきっかけになった上司からのアドバイスを紹介したいと思います。

仕事だけではなく、日々の生活を改善するうえでも非常に役立つ考え方なので、ぜひ参考にしていただければと思います。

私は大学卒業後にシステムエンジニアの職につきました。

入社後は数か月間の新人研修を受けましたが、学生時代に情報系を専攻していたこともあり、特に躓くことなく課題をクリアしていきました。

今思えばそれが逆に良くなかったと思います。

入社前に抱いていた「社会人て大変そう。やっていけるのだろうか・・・」という不安は消えさり、いつの間にか「仕事なんてチョロいもんじゃん」という過信に変わっていきました。

しかし、現実はそう甘くはありません。

私の過信は最初に配属された現場で文字通り「粉々に」打ち砕かれました。

情報系の学部出身で、新人研修でもリーダーを勤めた私は、人事に評価されたのかどうかは定かではありませんが、いわゆる「花形部門」に配属されました。

自信満々で乗り込んだ私がそこで担当することになったのは、非常に高度なシステムの保守・開発業務でした。

そのシステムは巨大かつ難解で、１時間止めると新入社員の年収など消し飛んでしまうくらいの損失が生じるクリティカルなものでした。

花形部門ということもあり、そこで働く先輩社員は非常に優秀な人ばかりで、私のスキルなど全く通用しませんでした。

私なりに与えられた仕事をこなそうと必死に頑張ったつもりでしたが、社内レビューでは毎回ボコボコ・・・

あまりの指摘の多さに議事録作成に何時間も費やした挙句、議事録の記載に漏れがあると突き返されることもしばしば。

小さなタスクにことごとく躓くため進捗が遅れ、遅れを取り戻そうと焦ってまたミスをする始末。

完全に悪循環にはまっていました。

日々仕事に追われ、焦り、ミスを繰り返す。

そんな時に、上司が私にくれたアドバイスが、私の仕事の生産性を上げるきっかけになりました。

私「議事録の作成に時間がかかって困っています。指摘が多くて。記載を漏らしてしまうこともあります・・・」

上司「分けて考えるんだよ。そんで小さな対策を山ほど打て。例えばこうだ」

上司「まず、指摘が多いことは、成果物の品質が悪いことが原因だろ。成果物の品質あげれば議事録なんて『指摘なし』で済むんだ。だから品質を上げることを考えろ。今までさんざん指摘されて来たんだ。過去の議事録から指摘事項ピックアップして自分用のチェックリスト作って朝一と昼一に読み返してみるのはどうだ？」

上司「だが、それでも指摘はいきなりゼロにならない。そんなに甘くない。だから議事録を早く書く方法も考えろ。例えば『上記の指摘通り対応する』や『担当者：〇〇』とかって沢山書くだろ？前者は『ｊ』、後者は『ｔ』でパソコンに単語登録すればタイピング量が減る。確実に数パーセントは早くなる」

上司「それと記載漏れ。メモが間に合わないのか？だったら『すみません。メモらないと議事録から書き漏らすかもしれないので、待ってください』とハッキリ言え。そう言われたら相手はダメなんて言えないだろ？それでも不安なら、会議終了時に確認しろ。『指摘事項は〇〇、××、△△△でよいでしょうか』とかな」

上司「これをやれば劇的に状況が改善するような魔法なんてない。あれば研修で教えてる。だから問題を分解して、小さな対策をたくさん打つんだよ」

もう少し要約しようと思いましたが、当時のやりとりをそのまま文字に起こしてしまいました。（上司がこのブログを見たら完全に身バレ）

上司のアドバイスが的を射ていることと、私が自己分析できいなかった問題点を即座に見抜き、平易かつ具体的な言葉で淀みなく説明してくれた上司の手腕に衝撃を受けたことを覚えています。

この話を聞いて以来、私は日々問題の分解と対策の千本ノックを繰り返しました。

その結果、少しずつですが確実に生産性が向上し、１０年経った今では当時とは比べ物にならないほどの高い生産性と、様々なことに応用が効く問題解決能力を身につけることができました。

大きな問題を分解して、小さな対策をたくさん打つ。

これは仕事のみならず、日常生活や投資のやり方を改善するのと非常に役立つアプローチです。

この記事を読んで「私も取り組んでみよう」と思ってくださる方が一人でもいれば幸いです。

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